Transforma costurile in Profit!
Arhivarea documentelor genereaza costuri directe, dar mai ales costuri indirecte si costuri ascunse care fie sunt greu de evaluat, fie ies la iveala in momentele cele mai dificile pentru companie.
Costurile generate de arhivarea documentelor nu pot fi evitate insa pot fi controlate.
Spatiul de depozitare, pastrarea arhivei in conditii optime, identificarea documentelor sunt doar cateva din costurile directe la care se adauga costuri ascunse generate de o pastrare incorecta si ineficienta. Cum pot fi multe din acestea reduse si uneori chiar eliminate? Cum pot fi evitate pierderile generate de o arhivare incorecta?
Raspusul se regaseste in luarea deciziilor corecte privind patru elemente care stau la baza procesului de management al documentelor.
1. Spatiul ales pentru depozitarea arhivei
Spatiul ales pentru depozitarea arhivei este esential in gestionarea costurilor generate de pastrarea arhivei de documente pe termen lung
Citeste mai mult
2. Timpul necesar pentru regasirea unui document
Timpul necesar pentru regasirea unui document este unul din costurile ascunse cel mai greu de cuantificat dar de cele mai multe ori necalculat.
Contabilul care trebuie sa gaseasca o anumita factura. Directorul financiar care nu poate incheia un anumit raport pentru ca nu este gasit un document. Secretara care rasfoieste zeci sau sute de dosare pentru a gasi un document in cazul unui audit. Cei zece colegi care o ajuta pe secretara pentru a gasi un document mai repede. Si lista poate continua.
Statisticile arata ca cel putin 30 de minute sunt pierdute in fiecare zi, de cel putin un angajat, pentru regasirea documentelor datorita organizarii defectuoase a acestora.
Citeste mai mult
3. Distrugerea documentelor cu termen de pastrare depasit
Daca ai astazi peste 10 ani de activitate, cu siguranta o parte din arhiva poate fi distrusa. Daca vrei sa stii care sunt documentele de care nu vei mai avea cu siguranta nevoie, dar care iti ocupa inutil spatiu sau iti genereaza costuri inutile, contacteaza un specialist in arhivistica pentru a afla ce trebuie sa faci.
Nu tot ceea ce este arhivat trebuie pastrat la infinit. Stii care sunt termenele de pastrare pentru documentele tale? Apeleaza acum la specialistii Archivit pentru a calcula cat la suta din spatiul ocupat de arhiva ta de documente poate fi eliberat
Citeste mai mult
4. Administrarea documentelor trebuie realizata de un numar cat mai mic de persoane
Administrarea documentelor trebuie realizata de un numar cat mai mic de persoane, pe cat posibil, la nivel de companie si nu la nivel de departament. Lasarea arhivei la dispozitia oricarui angajat ar duce cu sigranta la ratacirea, distrugerea sau pierderea unor documente importante fara a se cunoaste macar cine este responsabil.
Archivit dispune de personal cu expertiza in administrarea arhivei. Veti elimina astfel costurile salariale, costurile pentru trainingul angajatilor sau alte costuri ascunse. Pentru dumneavoastra, manipularea documentelor va insemna un serviciu usor cuantificabil si controlabil.
Luarea unor decizii corecte legat de aceste aspecte de baza ale procesului de management al documentelor poate insemna economii substantiale de bani si chiar profit obtinut dintr-o utilizare mai buna a spatiului.
Ignorarea acestor elemente sau decizii gresite pot duce la costuri uriase.
Vreti sa calculati investitiile necesare pentru organizarea unei arhive intern si costul anual? Contactati-ne acum!
Un calcul atent si riguros va demonstra ca pentru a asigura aceleasi standarde de calitate si eficienta, managementul intern al arhivei implica costuri chiar si de 4 ori mai mari decat costurile pe care le ai prin externalizarea acestor servicii.
Chiar si neluand in calcul costul chiriei pentru spatiul utilizat, costul este de cel putin 2 ori mai mare fata de cel de externalizare, unde eficienta vine din tehnologie, know-how si spatii destinate special depozitarii de arhiva.
Archivit va ofera mai mult decat un spatiu de depozitare. Va ofera servicii complete de administrare a arhivei dumneavoastra si livrarea, in orice moment, la cerere, a documentelor de care aveti nevoie.
