+40 21.320.38.35
Arhivare si depozitare
Arhivarea documentelor inseamna mult mai mult decat simpla pastrare a lor.
Arhivarea corecta a documentelor trebuie sa raspunda in orice moment urmatoarelor cerinte cheie:
- acces imediat la documente fie ele contracte, facturi, avize sau alte documente financiare, contabile ori documente specifice activitatii companiei dumneavoastra;
- depozitare in spatii autorizate astfel incat documentele sa nu se degradeze sau sa fie puse in pericol de evenimente nedorite;
- evidenta accesarii unui document din momentul arhivarii pana in prezent;
- securitatea documentelor garantata prin sitemul de gestiune
Archivit va poate ajuta in realizarea tuturor acestor pasi. Vom incepe prin organizarea arhivei si punerea la dispozitie a unui spatiu special creat depozitarii arhivei astfel incat documentele dumneavoasta sa fie arhivate corect implicand costuri minime de gestiune, manipulare si depozitare.
Etapele serviciului de arhivare presupun:
1. Furnizare cutii de arhiva
Furnizare cutii de arhiva – care reduc riscul deteriorarii documentelor si protejeaza impotriva factorilor externi!
2. Impachetare si clasificare dosare pe termene de pastrare
Specialistii Archivit organizeaza dosarele ce urmeaza a fi depozitate in functie de punctul de lucru de la care provin, departamente, tipul de documente, calendaristic sau alte criterii stabilite in prealabil.
Dosarele si bibliorafturile vor fi impachetate in cutiile speciale pentru arhivare. Separarea in cutii a documentelor se va face astfel incat sa fie optimizat numarul de cutii folosit dar mai ales termenul de retentie al acestora. Acest mod de impachetare garanteaza reducerea costurilor pe termen lung.
Dosarele si bibliorafturile vor fi impachetate in cutiile speciale pentru arhivare. Separarea in cutii a documentelor se va face astfel incat sa fie optimizat numarul de cutii folosit dar mai ales termenul de retentie al acestora. Acest mod de impachetare garanteaza reducerea costurilor pe termen lung.
3. Preluarea in custodie si transportul arhivei
Preluarea se va face intotdeauna pe baza de proces verbal.
Transportul cutiilor de la sediu tau la depozitul Archivit se va realiza in siguranta, de oriunde din tara cu personal autorizat si special instruit. Masinile sunt special echipate si monitorizate online prin GPS. Intreg procesul este inregistrat in sistemul de management iar cutiile sunt asigurate pe toata durata transportului.
Transportul cutiilor de la sediu tau la depozitul Archivit se va realiza in siguranta, de oriunde din tara cu personal autorizat si special instruit. Masinile sunt special echipate si monitorizate online prin GPS. Intreg procesul este inregistrat in sistemul de management iar cutiile sunt asigurate pe toata durata transportului.
4. Receptia cutiilor in depozit si baza de date
Noi ne ocupam ca arhiva ta sa fie inventariata corect pentru a regasi oricand orice ai nevoie!
Baza de date a arhivei este realizata de specialistii nostri si iti va permite identificarea oricarei inregistrari transmisa spre depozitare la nivel de cutie, dosar, biblioraft sau document. Astfel cu o simpla apasare de buton, poti verifica ce dosare sunt arhivate si le poti solicita spre consultare.
Baza de date a arhivei este realizata de specialistii nostri si iti va permite identificarea oricarei inregistrari transmisa spre depozitare la nivel de cutie, dosar, biblioraft sau document. Astfel cu o simpla apasare de buton, poti verifica ce dosare sunt arhivate si le poti solicita spre consultare.
Dupa arhivare urmeaza depozitarea
