Riscurile arhivarii interne
Arhivarea documentelor genereaza costuri directe, usor de anticipat, dar mai ales costuri indirecte si costuri ascunse care fie sunt greu de evaluat, fie sunt constientientizate ulterior.
Costurile generate de arhivarea documentelor nu pot fi evitate insa pot fi controlate.
Spatiul de depozitare, pastrarea arhivei in conditii optime, identificarea documentelor sunt doar cateva din costurile directe la care se adauga costuri ascunse generate de o pastrare incorecta si ineficienta. Cum pot fi multe din acestea reduse si uneori chiar eliminate? Cum pot fi evitate pierderile generate de o arhivare incorecta?
Raspusul se regaseste in luarea deciziilor corecte privind patru elemente care stau la baza procesului de arhivare si depozitare arhiva.
1. Spatiul ales pentru depozitarea arhivei
Spatiul ales pentru depozitarea arhivei este esential in gestionarea costurilor generate de pastrarea arhivei de documente pe termen lung. Daca arhiva ocupa o parte din biroul tau sau din cladirea inchiria atunci deja esti ineficient!
2. Timpul necesar pentru regasirea unui document este unul din costurile ascunse cel mai greu de cuantificat dar de cele mai multe ori necalculat.
Contabilul care trebuie sa gaseasca o anumita factura. Directorul financiar care nu poate incheia un anumit raport pentru ca nu este gasit un document. Secretara care rasfoieste zeci sau sute de dosare pentru a gasi un document in cazul unui audit. Cei zece colegi care o ajuta pe secretara pentru a gasi un document mai repede. Si lista poate continua…
Statisticile arata ca cel putin 30 de minute sunt pierdute in fiecare zi, de cel putin un angajat, pentru regasirea documentelor datorita organizarii incorecte a acestora.
Calculeaza-ti singur cat pierzi astazi!
3. Distrugerea documentelor cu termen de pastrare depasit
Nu tot ceea ce este arhivat trebuie pastrat la infinit. Stii care sunt termenele de pastrare pentru documentele tale? Apeleaza acum la specialistii Archivit pentru a calcula cat la suta din spatiul ocupat de arhiva ta de documente poate fi eliberat
4. Administrarea documentelor trebuie realizata de un numar cat mai mic de persoane si unitar!
Lasarea arhivei la dispozitia oricarui angajat poate duce cu sigranta la ratacirea, distrugerea sau pierderea unor documente importante fara a se cunoaste macar cine este responsabil.
Archivit dispune de personal cu expertiza in administrarea arhivei. Veti elimina astfel costurile salariale, costurile pentru trainingul angajatilor sau alte costuri ascunse. Pentru dumneavoastra, manipularea documentelor va insemna un serviciu usor cuantificabil si controlabil.
Luarea unor decizii corecte legat de aceste aspecte de baza ale procesului de management al documentelor poate insemna economii substantiale de bani si chiar profit obtinut dintr-o utilizare mai buna a spatiului.
Ignorarea acestor elemente sau decizii gresite pot duce la costuri uriase.
Vreti sa aflati mai multe despre posibilitatea de a reduce riscurile arhivarii intrne .. transmite-ti-ne nr de telefon si va sfatuim!
