Nomenclator arhivistic

Ce este un nomenclator arhivistic?

Nomenclatorul arhivistic este un document esențial pentru gestionarea arhivelor în companii și instituții publice, care clasifică documentele și stabilește termenele de păstrare ale acestora. Un nomenclator arhivistic se întocmește în baza organigramei societății, pentru fiecare departament existent.

Întocmirea Nomenclatorului arhivistic ajută așadar la organizarea, păstrarea și eliminarea documentelor din arhivă în mod legal și eficient. Obligativitatea elaborării Nomenclatorului Arhivistic de către toate instituțiile publice și companiile private este reglementată de Legea Arhivelor nr. 16/1996, la capitolul Obligațiile creatorilor și deținătorilor de arhivă, art 8.

De ce este important să ai un nomenclator arhivistic?

Nomenclatorul ajută firmele și instituțiile să respecte normele legale privind arhivarea documentelor, evitând sancțiuni din partea Arhivelor Naționale, care potrivit art. 37 din Legea nr. 16/1996 pot fi între 1.000 și 25.000 lei.
Acest instrument facilitează o organizare eficientă a arhivei. Stipularea exactă a termenelor de păstrare a documentelor permite eliminarea legală și la timp din arhivă a documentelor cu termene de păstrare expirate.
Un proiect de nomenclator arhivistic bine implementat reduce costurile de gestionare și depozitare a arhivei, datorită eliminării la timp a documentelor cu termene de păstrare expirate.
Nomenclatorul oferă suport în gestionarea documentelor care conțin date cu caracter personal, eliminând la timp date care nu mai sunt necesare a fi păstrate și pentru care nu există un consimțământ în acest sens. Mai mult decât atât, evitarea păstrării inutile a documentelor care conțin date cu caracter personal sau chiar date sensibile poate preveni riscurile legale sau eventuale probleme de securitate.

Etapele întocmirii unui Nomenclator Arhivistic

Se evaluează organigrama societății pentru stabilirea succesiunii departamentelor creatoare și stabilirea unei structuri de nomenclator arhivistic conforme cerințelor legale.
Sunt identificate genurile de documente create de departamente și sunt grupate în funcție de importanță, în baza unor discuții avute cu reprezentanții acestora, pentru a nu risca omiterea vreunei categorii. Aceste discuții sunt esențiale pentru cunoașterea specificului companiei și pentru a înțelege, de asemenea, valoarea practică a diferitelor tipuri de documente.
Se definește durata de păstrare pentru fiecare tip de document, în conformitate cu legislația în vigoare pentru domeniul de activitate al societății si valoarea practică a documentelor în fluxul operațional al acesteia.
Se aprobă Nomenclatorul Arhivistic de către conducerea societății, în baza procesului verbal de aprobare a proiectului de nomenclator întocmit de către comisia de selecționare a organizației.
Se avizează nomenclatorul de către Arhivele Naționale în urma depunerii documentației la Serviciul Județean pe raza căruia este înregistrat sediul social al societății.
Se introduce nomenclatorul în fluxul organizațional prin implementarea unor proceduri clare și se revizuiește periodic, dacă este cazul.

Beneficiile întocmirii nomenclatorului cu ajutorul unui specialist Archivit

Câștigi timp – Întocmirea unui nomenclator implică cunoașterea unor aspecte specifice de arhivistică. Iată de ce avantajele colaborării cu arhiviștii din cadrul Archivit, care cunosc legislația și cerințele tehnice, sunt esențiale, reducând timpul elaborării nomenclatorului. De exemplu, la stabilirea termenelor de păstrare a documentelor, trebuie avute în vedere o serie de norme cuprinse în Codul Civil, Codul Penal, Legea contenciosului administrativ, Legea contabilitatii nr. 82/1991, cu modificările și completările ulterioare etc. Nivelul de pregătire al specialiștilor Archivit și experiența acumulată în anii de activitate accelerează procesul de elaborare și aprobare a Nomenclatorului arhivistic.
Economisești bani – Prin distrugerea la timp a documentelor cu termene de păstrare expirate, costurile de administrare și depozitare a arhivei scad.
Găsești rapid documentele – Gândește-te numai cât de importantă este accesarea promptă a documentelor în cazul unor audituri sau controale de la autorități sau în cazul unui bilanț, al unei reorganizări etc.
Elimini riscurile legale ce pot apărea ca urmare a păstrării nejustificate a datelor cu caracter personal și sensibile.

Cine are nevoie de un Nomenclator Arhivistic?

Instituțiile publice (primării, consilii județene, ministere, tribunale, judecătorii, case de pensii, direcții de asistență socială, biblioteci, muzee, sindicate, inspectorate școlare, diferite asociații și organizații de stat etc.) au obligația întocmirii și aplicării Nomenclatorului Arhivistic și din perspectiva identificării și păstrării în condiții optime a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Național. Până la predarea acestora către Arhivele Naționale, documentele trebuie conservate și pregătite conform cerințelor legale pentru a le putea asigura o durată de viață cât mai mare în vederea cercetării lor viitoare de către noile generații.
Utilitatea unui nomenclator este esențială și pentru companii din diverse industrii, cum ar fi cele financiare (bănci, societăți de asigurări, firme de contabilitate și de audit, fonduri de investiții etc.), juridice (cabinete și case de avocatură, cabinete notariale, executori judecătorești etc.), medicale (clinici, spitale, farmacii, laboratoare particulare), educaționale (grădinițe, școli, licee și universități particulare, institute de cercetare private etc.) sau de resurse umane. Enumerarea nu este, bineînțeles, exhaustivă.
Chiar și companiile mai mici pot beneficia de o arhivare mai eficientă a documentelor și de respectarea legislației arhivistice și cea a protecției datelor cu caracter personal. Amintim aici cabinetele individuale din diverse profesii, birourile de traduceri etc.

Model de Nomenclator Arhivistic

În Nomenclatorul Arhivistic sunt inlcuse toate categoriile de documente create de o companie publică sau privată – de la cele juridice și financiare, la documente operaționale, corespondență, documente tehnice sau medicale.

Termenele de păstrare cuprinse într-un Nomenclator Arhivistic sunt date în funcție de legislația specifică domeniului de activitate al companiei, precum și legislația contabilă și valoarea practică a documentului în cadrul organizației. De exemplu, termenele de păstrare a documentelor contabile diferă de termenele de păstrare a documentelor de resurse umane, a documentelor notariale etc.

Mai jos găsiți un model generic de Nomenclator Arhivistic.

Actualizarea și revizuirea Nomenclatorului Arhivistic

Este foarte importantă actualizarea periodică a nomenclatorului, în funcție de modificările legislative sau operaționale, de schimbările semnificative în fluxul de lucru al companiei. Doar astfel veți avea garanția că nu există documente care nu se regăsesc în nomenclator și nu pot fi încadrate la un anumit indicativ și termen de păstrare sau, dimpotrivă, că documente care nu se mai creează de la o anumită perioadă de timp, nu sunt în continuare înregistrate. De exemplu, în cazul facturilor, dacă acestea sunt generate electronic pentru a fi încărcate în SPV, se va schimba formatul de păstrare din fizic în electronic – mențiune care trebuie să se regăsească și în nomenclator. Regimul documentelor electronice va fi același ca și în cazul documentelor fizice, și astfel este necesară și încadrarea lor în baza nomenclatorului.

Archivit oferă servicii de revizuire și actualizare Nomenclator Arhivistic pentru a asigura conformitatea continuă a companiei, atât cu modificările legislative, cât și cu cele interne.

Cum te poate ajuta Archivit?

Consultanță specializată pentru întocmirea nomenclatorului.
Întocmirea nomenclatorului pentru clienții care depozitează arhiva la Archivit.
Servicii complete de gestionare a arhivei de la elaborarea nomenclatorului până la întocmirea lucrărilor de selecționare și distrugere a arhivei după confirmarea primită de la Arhivele Naționale.

Contacteaza Archivit

Întrebări frecvente (FAQ) despre Nomenclatorul Arhivistic

Cât timp trebuie să păstrez un document financiar?

Termenele de păstrare a documentelor financiare diferă în funcție de tipul lor: 50 de ani (ștate de plată), 10 ani (facturi), 5 ani (chitanțe) și 2 ani (role de casă). Cele create începând cu anul 2023 se păstrează 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care a fost întocmit.

Cine trebuie să întocmească Nomenclatorul Arhivistic într-o companie?

Secretarul comisiei de selecționare inițiază și organizează activitatea de întocmire a Nomenclatorului Arhivistic.

Pot folosi un nomenclator generic?

Nu, Nomenclatorul Arhivistic se întocmește de către fiecare creator de documente pentru documentele proprii.

Când trebuie să îmi actualizez nomenclatorul?

Nomenclatorul Arhivistic nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente. Dacă se înființează noi departamente, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora și cu dosarele nou create. În cazul departamentelor care își dezvoltă activitatea creând genuri noi de documente față de cele prevăzute inițial, Nomenclatorul Arhivistic se completează cu noile genuri de documente.

Ai întrebări despre Nomenclatorul Arhivistic la care nu ai găsit răspuns în această pagină? Contacteaza expertii Archivit!

Dorești o ofertă de servicii de arhivare și depozitare arhivă și/sau întocmire Nomenclator Arhivistic? Completează și trimite formularul de mai jos!