Managementul documentelor din perspectiva Dvs.
​
Orice institutie sau companie care opereaza cu cantitati mari de documente se confrunta mai devreme sau mai tarziu cu necesitatea crearii unui sistem coerent si eficient de managementul documentelor.
​
In astfel de situatii, ajutorul echipei noastre de specialisti in arhivistica este de nepretuit. Acestia detin know-how-ul necesar pentru o clasificare eficienta, care sa faciliteze accesul rapid la documente si informatii si va pot garanta ca arhivarea documentelor respecta intocmai cerintele legislatiei in vigoare.
​
Concret, echipa noastra de experti in arhivistica va poate oferi consultanta in cel putin una din urmatoarele directii:
​
Organizare arhiva existenta la sediul companiei – procesul permite gestionarea optima a arhivei, cu costuri minime
​
Constituire arhiva – obiectivele pricipale vor fi facilitarea accesului la documente si securitatea documentelor
​
Depozitare arhiva – stocarea dosarelor de arhiva se realizeaza, in conditii de siguranta maxima, in depozitul Archivit, singura cladire din Romania special construita in scopul depozitarii arhivelor
​
Accesare rapida a arhivei – sistemul nostru de management al inregistrarilor permite furnizarea documentelor solicitate intr-un timp foarte scurt
​
​
Managementul documentelor in cadrul Archivit
​
Fluxul intern al documentelor perfectionat de-a lungul timpului de Archivit se desfasoara astfel:
​
​
Management documente – Etapa I: Arhivarea documentelor
​
Arhivarea corecta, dupa criterii relevante pentru specificul activitatii clientului, este un proces de importanta capitala pentru implementarea unui sistem eficient de management al documentelor. Etapele acestui proces sunt urmatoarele:
​
Transport cutii de arhivare standardizate la sediul clientului
​
Impachetare si clasificare dosare pe termene de pastrare
​
Transportul cutiilor la depozitul Archivit cu masini monitorizate online prin GPS
​
Receptia cutiilor si centralizarea informatiilor in baza de date
​
​
Management documente – Etapa II: Accesarea documentelor
​
Reprezentantii autorizati ai Clientului pot solicita cutiile / documentele pe baza furnizarii codului de bare unic al cutiei prin intermediul aplicatiei online sau via email.
​
Modalitatile de accesare a documentelor pentru care se poate opta sunt urmatoarele:
​
primire document scanat pe email/fax;
​
primire fizica a cutiilor / dosarelor la sediu;
​
acces in camera vizitatorului din depozitul nostru.
​
Sistemul de management al documentelor perfectionat de Archivit este in masura sa optimizeze circuitul documentelor in orice firma / institutie dispusa sa externalizeze serviciile de arhivare.
​
​
Certificari Managementul Documentelor
​
Apeland la serviciile Archivit, beneficiati nu numai de rodul experientei unei echipe de profesionisti, dar si de garantiile oferite de certificarile de calitate obtinute in urma procedurilor de auditare. Astfel, pentru domeniul depozitare arhiva si management documente, compania noastra detine certificari pentru implementarea urmatoarelor sisteme: Sistem de Management al Calitatii, Sistem de Management al Securitatii Informatiei si Sistem de Management al Serviciilor.
​